Van Copernica naar Klaviyo: 7 dingen om uit te zoeken

In het kort

• Klaviyo rekent per actief profiel. Laat marktplaatsadressen weg en importeer afmelders als onderdrukt profiel, dan tellen ze niet mee.
• Niet elke automatische mail in Copernica staat in de flowbuilder. Zoek ook de mails die vanuit een selectie gaan, zoals de verjaardagsmail.
• Ruim velden en segmenten op voor je verhuist. Historische orders en producten neem je wel mee.
• Bouw je flows niet een-op-een na. Veel maatwerk uit Copernica is in Klaviyo een instelling.
• Ook je transactionele mails kunnen mee naar Klaviyo.
• Bij een nieuw verzenddomein mogen flows direct aan. Nieuwsbrieven warm je op in stappen.
• Met ons team duurt een overstap ongeveer 3 weken per webshop. Zelf doen kost minstens 3 maanden.

Steeds vaker komen we in gesprek met webshops die van Copernica naar Klaviyo willen. Meestal om een van deze redenen:

• de webshop gaat naar Shopify
• Copernica is te complex en niet gebruiksvriendelijk genoeg
• ze willen meer kennis in huis
• ze horen van andere webshops hoe goed Klaviyo bevalt

In een account dat jaren draait, zitten vaak mails en regels die niemand meer kent. Dit zoek je uit voordat je opzegt.

1. Profielen en afmeldingen: tel voor je tekent

Klaviyo rekent per actief profiel: iedereen die je kunt bereiken. Afgemelde en onderdrukte profielen tellen niet mee. Wie alleen iets kocht en zich nooit inschreef, telt wel mee.

Koppel je je webshop, dan haalt Klaviyo alle klanten binnen. Daar zit ook iedereen bij die via een marktplaats bestelde. Die adressen kun je nooit mailen, maar je betaalt er wel voor. Wie alles importeert, zit al snel in een duurder pakket dan gepland.

Laat marktplaatsadressen weg en importeer afmelders als onderdrukt profiel, dan tellen ze niet mee voor je pakket. De aan- en afmeldingen uit Copernica neem je over zoals ze zijn. Exporteer op de overstapdag nog één keer de afmeldingen, zodat ook wie zich na je eerste export afmeldde geen mail meer krijgt.

Wat je uitzoekt: welk deel van je klantenbestand uit adressen van marktplaatsen bestaat, en hoeveel afmelders je als onderdrukt profiel importeert.

2. Mails buiten de flowbuilder

In Copernica staat niet elke automatische mail in de flowbuilder. Veel accounts versturen ook mails vanuit een selectie, op een vast moment. Denk aan de verjaardagsmail of een mail op de dag dat iemand een jaar klant is.

Zet je alleen de flows over, dan vergeet je die mails. Vaak staan ze al jaren aan zonder dat iemand er nog naar kijkt.

Tip: haal via de Copernica-API de verzendlogs van de afgelopen 3 maanden op. Dan zie je welke templates echt verstuurd zijn en welke mails vanuit een selectie komen. Alles wat in die periode niet verstuurd is, hoeft niet mee.

Wat je uitzoekt: welke mails de afgelopen 3 maanden echt verstuurd zijn, en welke selecties op een vast moment een mail versturen.

3. Data: eerst opruimen, daarna verhuizen

Door de jaren heen groeit een account uit tot een oerwoud van velden en segmenten, waarvan je een deel niet meer gebruikt. Neem je alles mee, dan verhuis je die rommel naar Klaviyo. Wij werken daarom in 4 stappen:

1. Audit: welke segmenten en velden gebruik je nu echt nog?
2. Kiezen: bepaal wat meegaat. Kijk ook wat er in een veld staat, want de naam zegt soms weinig.
3. Vertalen: leg vast hoe elk veld en segment in Klaviyo gaat heten.
4. Migreren: pas daarna zet je de data over.

Tip: maak eerst een simpele export van je hoofdverzendselectie. Dan zie je hoeveel velden er zijn, welke leeg zijn en dus niet gebruikt worden, en welke mee moeten. Ook zie je welke op een standaardveld van Klaviyo passen en welke een custom property worden.

Historische orders en de producten per order neem je wel mee. Dan weet Klaviyo vanaf de eerste dag wie wat kocht en wanneer. Dat heb je nodig voor flows op herhaalaankopen en voor segmenten per productgroep. Zet je flows uit tijdens de import, dan starten oude orders geen mails.

Geen tijd om je Copernica-account zelf uit te pluizen? Vraag een inschatting aan, dan zoeken wij het voor je uit en vertellen we je wat er mee moet.

4. Flows: bouw niet een-op-een na

Een Copernica-opzet is vaak jaren geleden ingericht, door iemand die er niet meer werkt. Zo'n oude opzet bevat vaak fouten die niemand meer ziet. Bouw je een-op-een na, dan neem je die mee.

Veel maatwerk uit Copernica is in Klaviyo een instelling:

• Dubbele welkomstmails: in Copernica een vinkje per flow, in Klaviyo een instelling per flow.
• Aankoopcheck: in Copernica een check na elke mail, in Klaviyo één filter op de flow.
• Marktplaatsadressen: in Copernica met de hand eruit filteren, in Klaviyo één uitsluiting in het filter van de flow.

5. Transactionele mails kunnen mee

Ook je transactionele mails, zoals de orderbevestiging en de verzendmail, kun je naar Klaviyo verhuizen. Dan staan ze in dezelfde huisstijl als je marketingmails en heb je alles in één platform.

6. Nieuw verzenddomein opwarmen

Een nieuw verzenddomein is voor Gmail en Outlook een onbekende afzender. Mail je meteen je hele lijst, dan loop je kans dat je mail in de spam belandt. Daarom begin je klein en warm je het domein op.

Flows mogen direct aan. Het zijn één-op-één mails, getriggerd door gedrag en gepersonaliseerd, zoals na een achtergelaten winkelwagen of een aankoop. Die mails worden veel geopend en aangeklikt, en dat is goed voor je reputatie.

Tegelijk warm je de nieuwsbrieven op. Begin met mensen die de afgelopen 90 dagen klikten. Maak elke volgende verzending hooguit 3 keer zo groot. Slapers, die het afgelopen jaar niets openden of klikten, laat je erbuiten.

• Flows: vanaf de eerste dag aan.
• Nieuwsbrief 1: klikkers van de afgelopen 90 dagen.
• Nieuwsbrief 2 en 3: elke keer hooguit 3 keer zo groot.
• Daarna: zo verder tot je hele lijst, zonder slapers.

Wat je uitzoekt: of je verzenddomein goed is ingesteld (laat iemand de DNS-records voor SPF, DKIM en DMARC nalezen), en hoe groot de groep is die de afgelopen 90 dagen klikte.

7. Contract en opzegtermijn

Bij Copernica is een opzegtermijn van 3 maanden gebruikelijk. Check altijd je eigen contract, want afspraken verschillen en einddatums schuiven wel eens op.

Exporteer je statistieken voordat het contract stopt. Dan kun je na de overstap vergelijken. Spreek vooraf af wanneer de overstap geslaagd is, bijvoorbeeld dat de omzet uit e-mail niet daalt ten opzichte van Copernica.

Hoeveel tijd een overstap kost

Met ons team reken je op ongeveer 3 weken per webshop. Hoeveel werk het is, hangt vooral af van de maat van je organisatie:

• S, één webshop met één Klaviyo-account: ongeveer 3 weken.
• M, meerdere merken of accounts: ongeveer 3 weken per webshop.
• L, meerdere landen of een extra systeem dat eruit moet: eerst een korte inventarisatie, daarna ongeveer 3 weken per webshop.

Eén webshop is één installatie van je webshopplatform met één Klaviyo-account, ook als je daarin meerdere landen bedient. Shopify koppelt het makkelijkst met Klaviyo. Bij Magento of een eigen platform zit er meer werk in de koppeling en de data.

Doe je het zelf, reken dan op minstens 3 maanden, exclusief uitloop. Het uitzoekwerk komt bovenop je gewone werk, en je moet Copernica én Klaviyo van binnenuit kennen. Wij doen dit dagelijks, hebben direct contact met Klaviyo als er iets vastloopt en spreken vooraf een vaste doorlooptijd af.

Wat wij doen

• Copernica uitlezen en in kaart brengen
• Vastleggen wat meegaat en hoe het in Klaviyo heet
• Data en afmeldingen overzetten
• Flows en templates bouwen en testen
• Opwarmen en live gaan
• Overdracht aan je team

Wat jij regelt

• Toegang tot Copernica, Klaviyo en je webshop
• Mailteksten en vertalingen
• De DNS-records van je verzenddomein
• Akkoord op wanneer de overstap geslaagd is

Checklist voor je opzegt

• Inventaris: profielen en marktplaatsadressen geteld, verzendlogs van de afgelopen 3 maanden opgehaald, mails op selecties in kaart.
• Data: afmelders klaar om als onderdrukt profiel te importeren, laatste afmeldexport op de overstapdag gepland, velden en segmenten opgeschoond en vertaald naar Klaviyo, historische orders en producten meegenomen.
• Bouw: per regel bepaald of Klaviyo het zelf doet, transactionele mails in de planning.
• Livegang: verzenddomein ingesteld en opwarmplan klaar, statistieken uit Copernica geëxporteerd, opzegtermijn gecheckt en datum gekozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een overstap van Copernica naar Klaviyo?

Met ons team ongeveer 3 weken per webshop. Heb je meerdere landen of een extra systeem dat eruit moet, dan begint het met een korte inventarisatie. Doe je het zelf, reken dan op minstens 3 maanden, exclusief uitloop.

Kan ik alle lijsten, waaronder afmeldingen en slapers, uit Copernica meenemen?

Ja. Afmelders importeer je als onderdrukt profiel, zodat ze geen mail krijgen en niet meetellen voor je pakket. Slapers neem je mee, maar die laat je buiten het opwarmen van je verzenddomein.

Kunnen mijn oude orders mee naar Klaviyo?

Ja, dat kan, inclusief de producten per order. Zet je flows uit tijdens de import, dan starten oude orders geen mails.

Wanneer moet ik Copernica opzeggen?

Bij Copernica is een opzegtermijn van 3 maanden gebruikelijk. Check je eigen contract en exporteer je statistieken voordat het stopt.

Wat kost een overstap?

Dat hangt af van het aantal webshops, merken en landen en van je webshopplatform. Vraag een inschatting aan, dan hoor je in welke maat je overstap valt. Meer over hoe we werken lees je op de pagina over migraties.