Van Copernica naar Klaviyo: 7 dingen om uit te zoeken

Steeds vaker komen we in gesprek met webshops die van Copernica naar Klaviyo willen. Meestal om een van deze redenen:

• de webshop gaat naar Shopify
• Copernica is te complex en niet gebruiksvriendelijk genoeg
• ze willen meer kennis in huis
• ze horen van andere webshops hoe goed Klaviyo bevalt

In een account dat jaren draait, zitten vaak mails en regels die niemand meer kent. Dit zoek je uit voordat je opzegt.

Profielen en afmeldingen: tel voor je tekent

Klaviyo rekent per actief profiel: iedereen die je kunt bereiken. Afgemelde en onderdrukte profielen tellen niet mee. Wie alleen iets kocht en zich nooit inschreef, telt wel mee.

Koppel je je webshop, dan haalt Klaviyo alle klanten binnen. Daar zit ook iedereen bij die via een marktplaats bestelde. Die adressen kun je nooit mailen, maar je betaalt er wel voor. Wie alles importeert, zit al snel in een duurder pakket dan gepland.

Laat marktplaatsadressen weg en importeer afmelders als onderdrukt profiel, dan tellen ze niet mee voor je pakket. De aan- en afmeldingen uit Copernica neem je over zoals ze zijn. Exporteer op de overstapdag nog één keer de afmeldingen, zodat ook wie zich na je eerste export afmeldde geen mail meer krijgt.

Mails buiten de flowbuilder

In Copernica staat niet elke automatische mail in de flowbuilder. Veel accounts versturen ook mails vanuit een selectie, op een vast moment. Denk aan de verjaardagsmail of een mail op de dag dat iemand een jaar klant is.

Zet je alleen de flows over, dan vergeet je die mails. Vaak staan ze al jaren aan zonder dat iemand er nog naar kijkt.

Tip: haal via de Copernica-API de verzendlogs van de afgelopen 3 maanden op. Dan zie je welke templates echt verstuurd zijn en welke mails vanuit een selectie komen. Alles wat in die periode niet verstuurd is, hoeft niet mee.

Data: eerst opruimen, daarna verhuizen

Door de jaren heen groeit een account uit tot een oerwoud van velden en segmenten, waarvan je een deel niet meer gebruikt. Neem je alles mee, dan verhuis je die rommel naar Klaviyo. Wij werken daarom in 4 stappen:

1. AuditWelke segmenten en velden gebruik je nu echt nog?
2. KiezenBepaal wat meegaat. Kijk ook wat er in een veld staat, want de naam zegt soms weinig.
3. VertalenLeg vast hoe elk veld en segment in Klaviyo gaat heten.
4. MigrerenPas daarna zet je de data over.

Tip: maak eerst een simpele export van je hoofdverzendselectie. Dan zie je hoeveel velden er zijn, welke leeg zijn en dus niet gebruikt worden, en welke mee moeten. Ook zie je welke op een standaardveld van Klaviyo passen en welke een custom property worden.

Historische orders en de producten per order neem je wel mee. Dan weet Klaviyo vanaf de eerste dag wie wat kocht en wanneer. Dat heb je nodig voor flows op herhaalaankopen en voor segmenten per productgroep. Zet je flows uit tijdens de import, dan starten oude orders geen mails.

Flows: bouw niet een-op-een na

Een Copernica-opzet is vaak jaren geleden ingericht, door iemand die er niet meer werkt. Zo'n oude opzet bevat vaak fouten die niemand meer ziet. Bouw je een-op-een na, dan neem je die mee.

Veel maatwerk uit Copernica is in Klaviyo een instelling:

Een vinkje per flow tegen dubbele welkomstmails	Instelling per flow
Een aankoopcheck na elke mail	Eén filter op de flow
Marktplaatsadressen met de hand eruit filteren	Eén uitsluiting in het filter van de flow

Transactionele mails kunnen mee

Ook je transactionele mails, zoals de orderbevestiging en de verzendmail, kun je naar Klaviyo verhuizen. Dan staan ze in dezelfde huisstijl als je marketingmails en heb je alles in één platform.

Nieuw verzenddomein opwarmen

Een nieuw verzenddomein is voor Gmail en Outlook een onbekende afzender. Mail je meteen je hele lijst, dan loop je kans dat je mail in de spam belandt. Daarom begin je klein en warm je het domein op.

Flows mogen direct aan. Het zijn één-op-één mails, getriggerd door gedrag en gepersonaliseerd, zoals na een achtergelaten winkelwagen of een aankoop. Die mails worden veel geopend en aangeklikt, en dat is goed voor je reputatie.

Tegelijk warm je de nieuwsbrieven op. Begin met mensen die de afgelopen 90 dagen klikten. Maak elke volgende verzending hooguit 3 keer zo groot. Slapers, die het afgelopen jaar niets openden of klikten, laat je erbuiten.

Contract en opzegtermijn

Bij Copernica is een opzegtermijn van 3 maanden gebruikelijk. Check altijd je eigen contract, want afspraken verschillen en einddatums schuiven wel eens op.

Exporteer je statistieken voordat het contract stopt. Dan kun je na de overstap vergelijken. Spreek vooraf af wanneer de overstap geslaagd is, bijvoorbeeld dat de omzet uit e-mail niet daalt ten opzichte van Copernica.

Hoeveel tijd een overstap kost

Met ons team reken je op ongeveer 3 weken per webshop. Hoeveel werk het is, hangt vooral af van de maat van je organisatie:

Eén webshop is één installatie van je webshopplatform met één Klaviyo-account, ook als je daarin meerdere landen bedient. Shopify koppelt het makkelijkst met Klaviyo. Bij Magento of een eigen platform zit er meer werk in de koppeling en de data.

Doe je het zelf, reken dan op minstens 3 maanden, exclusief uitloop. Het uitzoekwerk komt bovenop je gewone werk, en je moet Copernica én Klaviyo van binnenuit kennen. Wij doen dit dagelijks, hebben direct contact met Klaviyo als er iets vastloopt en spreken vooraf een vaste doorlooptijd af.

Checklist voor je opzegt

Veelgestelde vragen

Irving Liesdek, marketing automation bij DAYLEE